Le BDE, une formation à part entière dans les études

par Alexandre Lévêque — printemps 2024

Devenir membre du BDE Reezom 2022-2023 et responsable de l’organisation du dîner Archiculture a non seulement été une expérience humaine hors du commun mais aussi une grande source d’apprentissage.

dîner Archiculture 2024
Dîner Archiculture, 15 avril 2024 — © photographie de l’auteur

Septembre 2022, des amis viennent de reprendre les rênes du BDE Reezom et me proposent de prêter main forte en tant que co-trésorier. Pendant toute l’année, j’ai donc participé à l’organisation des évènements qui rythment la vie de l’école, tout particulièrement en tant que responsable du dîner Archiculture. C’est LA grande soirée de clôture du festival, où tout le monde porte son plus beau déguisement et se réunit lors d’un repas suivi d’une soirée dansante.

L’organisation, la clé de la réussite

Réunir plus de 550 personnes pour un dîner, croyez-moi, c’est tout sauf une mince affaire ! Il a fallu effectuer des tâches diverses et variées comme trouver un traiteur, un DJ, louer de la vaisselle, élaborer des menus, en passant par la paperasse d’autorisations en mairie, les commandes, les livraisons et j’en passe. Cela a nécessité avant tout une planification rigoureuse près de 6 mois en avance à grand renfort de tableurs Excel pour s’assurer de ne rien oublier. Cette gestion se retrouvait aussi sur le plan financier pour respecter le budget, et proposer un évènement à la fois abordable mais avec des bénéfices afin de financer le festival.

Se confronter au monde professionnel

Organiser le dîner, c’est aussi contacter de nombreux prestataires et acquérir des compétences en communication. Pas toujours à l’aise au début, il a fallu passer beaucoup d’appels, apprendre à se présenter, exprimer ses demandes. Puis jongler entre devis, factures et autres bons de commandes, et parfois négocier pour trouver un terrain d’entente. Cela a aussi été l’occasion d’apprendre à mobiliser un réseau pour trouver des bons plans via des connaissances extérieures.

Apprendre à déléguer et gérer des équipes

Pour mener tout cela à bien, je ne pouvais pas tout faire tout seul. En janvier 2023, Bérénice Portier m’a rejoint en tant que co-responsable du dîner. À nous deux nous avons ensuite recruté encore plus de monde pour nous aider, d’abord des référents pour les boissons, apéritifs, et desserts. En effet, il faut savoir que tout était fait maison, sauf pour le plat principal fourni par le traiteur. Ce sont les référents qui se sont chargés de choisir les recettes et d’établir les quantités nécessaires. À l’approche du dîner, pas moins de 50 bénévoles ont prêté main forte et cuisiné pendant plus de trois jours. Là encore, les rôles de chacun étaient planifiés lors de réunions et j’ai acquis de nouvelles compétences pour gérer ces équipes.

Être réactif malgré les imprévus

Malgré un planning fixé à la minute près (littéralement) le soir du dîner, il y a toujours des imprévus et il faut garder son sang-froid. Je pense à ce caisson de basse qui nous a lâché alors que les invités venaient d’arriver, une seule solution : trouver de bons amis pour faire l’aller-retour en 4eme vitesse et sauver la soirée. Ou encore quand il faut improviser un moyen de servir 550 personnes sans que les assiettes soient froides, résultat : 20 bénévoles à la chaine, 5 chariots de 120 assiettes à la fois, 12 minutes chrono.

Récolter le fruit de ses efforts

Je ne vais pas mentir, organiser ce dîner a été long et fatiguant. Cela a demandé beaucoup d’investissement en termes de temps, d’effort physique et moral. Mais malgré les galères, quand j’ai vu les sourires, les moments de joie, de fête, l’aviron bayonnais, les mots de remerciements, je me suis dit que même ces 600m² de moquettes collées à la main au sol du 2A en valaient la peine.

Cette folle aventure du festival Archiculture a été une expérience humaine incroyable, parce qu’il faut dire qu’on se marre bien quand même ! Mais surtout, cette petite agence d’évènementiel qu’est le BDE s’est révélée être une vraie source d’apprentissage. Gérer un planning, un budget, des équipes, travailler en groupe, gérer son stress, communiquer, faire confiance aux autres, faire preuve de rigueur, de fiabilité, sont des compétences qui ne sont pas toujours enseignées à l’école mais qui me serviront sans aucun doute dans mon avenir professionnel. Et je me dis que si jamais je foire l’archi, je pourrais toujours devenir wedding planner.

Apéro sur la terrasse du 2A, dîner Archiculture, 15 avril 2024 — © photographie de l’auteur