par Margaux Pelé – printemps 2025
Un mail formel le matin à une entreprise, une prise de contact sur les réseaux sociaux avec un responsable marketing l’après-midi, et une réunion conviviale le soir avec d’autres étudiants en provenance de différentes écoles… Retour sur une année d’engagement au sein du Bureau Des Étudiants de l’ensa Nantes pour la gestion de ses relations extérieures à l’école, avec des outils de communication pertinents.
La communication ne se résume pas à transmettre un message, elle suppose une capacité d’adaptabilité. Adapter son discours, son ton, ses outils, ses canaux et ses supports en fonction de son interlocuteur est un savoir-faire aussi stratégique qu’indispensable. Entre pairs étudiants, associations, ou bien avec des prestataires professionnels, entreprises partenaires et institutions administratives, les attentes et les codes diffèrent. Il appartient à chacun d’ajuster sa posture, son vocabulaire, et son mode d’interaction afin de remplir les objectifs propres à chaque partie et ainsi atteindre une communication efficace.
Mon engagement au sein du Bureau Des Étudiants Reezom de l’ensa Nantes, entre juillet 2023 et juin 2024 m’a précisément permis d’explorer cette diversité de langages et d’approches. Durant cette année, j’ai endossé la responsabilité et l’organisation des partenariats du BDE ainsi que de ses relations inter-écoles, soit avec d’autres associations étudiantes. Bien que ces deux pôles n’aient pas les mêmes objectifs, qu’ils ne s’adressent ni au même public, ni ne concernent les mêmes intervenants, ils ont pourtant en commun de m’avoir permis de développer une palette riche d’outils communicationnels, dans le cadre de développement de projets concrets variés. Cette année fut marquée par des responsabilités nombreuses, de la négociation de contrats à l’organisation d’évènements multiculturels. Comment trouver un terrain d’entente avec d’autres associations étudiantes afin d’organiser un évènement collectif ? Comment établir des relations de confiance entre le BDE et l’administration de l’école ? Comment solliciter l’intérêt d’entreprises privées ? Quelles sont les forces du BDE à valoriser auprès de ces dernières ? Comment sont encadrées et régulées ces relations et engagements réciproques ? Quels sont les supports et outils employés ?
Cette année d’engagement a renforcé ma capacité à m’adresser à chacun avec pertinence et clarté.
La richesse des relations inter-écoles
Le pôle relations inter-écoles a été créé en 2023, ainsi le travail était à reprendre depuis le début. L’objectif de ce nouveau pôle ? Ouvrir davantage les étudiants de l’ensa Nantes aux dynamiques inter-écoles nantaises, selon un vœu exprimé par bon nombre d’étudiants de l’ensa Nantes. La majorité des évènements que nous organisons au BDE sont en effet exclusifs aux étudiants de notre école et produisant une sorte d’entre-soi involontaire. Ainsi en novembre 2023, cette volonté s’est concrétisée avec l’organisation d’Oméga, une compétition artistique coorganisée avec les Bureaux des Arts d’Audencia et de l’école Centrale.
Ce projet a exigé bien plus qu’une simple coordination : il s’agissait de concevoir un évènement à trois voix, trois cultures, trois visions. Dès les premières réunions, il a fallu trouver un langage et des objectifs communs avec les représentants des deux autres écoles, tout en tenant compte des habitudes, des contraintes budgétaires, et des rythmes spécifiques à chacun, en lien avec nos différents calendriers pédagogiques afin de répondre aux attentes des étudiants de nos trois écoles.
En tant que représentante de l’ensa, je me suis attachée à faire entendre la voix des étudiants en architecture, encore peu investis dans cette compétition malgré son existence depuis plusieurs années, faute de représentant dans l’organisation, et de communication auprès des associations à visée artistique de notre école. L’une de mes propositions stratégiques fut de proposer d’organiser l’édition dans l’auditorium de l’ensa Nantes, afin de mieux ancrer l’événement dans notre école et de stimuler la participation de nos camarades, jusque-là peu impliqués. Dans cet objectif, j’ai dû défendre cette idée auprès de l’administration responsable des espaces que nous souhaitions occuper, au moyen d’une lettre motivée et argumentée autour de la pertinence pédagogique, en précisant les aspects de logistiques et de sécurité pour un évènement auquel nous prévoyions près de 200 étudiants. Ces échanges se sont fait majoritairement par mail, et ont été revus ensuite en présentiel.
Oméga n’a pas seulement été une vitrine artistique, il a été un excellent terrain d’apprentissage : gestion de projet, direction artistique, budgétisation, communication, démarchage d’artistes, encadrement de bénévoles, rédaction de règlements… Ce projet de cinq mois m’a permis de développer des compétences concrètes en gestion de projet, mais aussi une meilleure compréhension des dynamiques humaines, de la nécessité de déléguer, d’écouter, de concilier des intérêts et de créer du lien.
Travailler avec des pairs étudiants, c’est aussi savoir parler la même langue, sans jargon inutile, en étant direct, convaincant, et parfois diplomate. Si la prise de contact entre nos associations respectives s’est faite sur les réseaux sociaux de prime abord, nous nous sommes vite aperçus de la nécessité d’organiser des rencontres plus encadrées avec des prises de notes et comptes-rendus, de s’organiser en pôles, avec des sous-représentant. Nous partagions un enthousiasme et des objectifs communs, toutefois nos habitudes et perceptions liées aux évènements étudiants pouvaient différer d’une école à une autre. Ainsi, il était important d’être capable de se positionner clairement et d’organiser un évènement selon une vision collective et partagée par à l’image des étudiants de nos trois écoles, que nous représentions au sein de l’équipe organisatrice. Une attention particulière a été portée sur la communication sur les réseaux sociaux par le biais de posts, storys éphémères et messages afin de stimuler l’intérêt des publics étudiants que nous ciblions.
Construire des relations partenariales durables
Mon second rôle au sein du BDE, celui de responsable des partenariats, m’a amenée dans un tout autre univers : celui des relations commerciales et partenariales avec des entreprises privées, parfois ponctuellement et en lien avec des événements liés au BDE comme Archiculture, parfois sur du plus long terme. Les partenaires sont essentiels pour la réalisation d’une majorité de nos évènements par leurs apports financiers ou en nature.
La première étape de cette mission fut de constituer un dossier de partenariat professionnel, véritable support de communication destiné à présenter clairement notre association, nos projets, nos moyens et la visibilité que nous pouvions offrir à nos partenaires et des potentiels échanges. Ce document est rapidement devenu un atout de poids dans mes initiatives de prospections, qu’elles se soient faites par mail ou en présentiel..
Un exemple marquant fut l’organisation du Mois du Jeu, un nouvel événement pensé par l’ensemble de notre équipe du BDE, pour toucher un public étudiant différent, parfois éloigné des activités festives associées à Reezom. L’ambition était de proposer un moment fédérateur, presque entièrement gratuit, et enrichi par une série de lots à gagner offerts par nos partenaires au moyen de nombreux dons de matériels d’art, papeteries, produits de merchandising, bons cadeaux à faire valoir dans des bars et restaurants, boutiques de prêt-à-porter.
Il fallait à la fois convaincre, négocier, puis respecter les engagements pris avec rigueur et sérieux. L’objectif principal était d’établir des relations de confiance avec des marques en valorisant la force de communication du BDE. Chaque échange avec une entreprise représentait un exercice d’adaptation : le ton, le niveau de formalité, le canal choisi (mails, appels, rendez-vous) variaient selon les interlocuteurs, qui étaient parfois des chefs d’entreprises, parfois des community managers, des responsables marketing, des commerciaux…
Ce travail m’a aussi formée à des dimensions plus techniques : rédaction de contrats, analyse de devis, gestion de bons à tirer pour des commandes de merchandising, et même le remplissage de formulaires Cerfa pour déclarer certains dons. Je me suis progressivement familiarisée avec les outils d’une communication structurée et professionnelle, tout en conservant une exigence éthique dans le choix de nos partenaires.
Par ce biais, j’ai appris que se faire respecter en tant que représentant d’une association et pas seulement en tant qu’étudiante n’est pas qu’une question d’âge ou de statut, mais de posture, de professionnalisme, et de clarté dans la communication. En contractualisant nos accords, en suivant les échanges avec soin, nous avons pu bâtir des collaborations solides, bénéfiques autant pour le BDE que pour les entreprises partenaires.
Une expérience d’engagement valorisante et des compétences durables
Si l’entreprise de ce double rôle au sein du BDE m’apparaissait initialement intimidante, je n’en retire aujourd’hui que des apprentissages positifs et concrets. Cette expérience m’a permis de développer des compétences solides en communication, en gestion de projet, en organisation, et en négociation. Au-delà du réseau construit, cette année passée au sein du BDE m’a appris à m’exprimer et me faire entendre à juste ton.
J’ai appris à adapter mon discours et mes supports selon les situations, que ce soit pour motiver une équipe bénévole, argumenter face à une direction, ou présenter un projet à un professionnel. J’ai compris l’importance d’anticiper les démarches, de déléguer, et de m’outiller pour mieux encadrer les relations et engagements du BDE.